Vượt xa giai đoạn cài đặt: Biến tự động hóa kho hàng thành lợi thế vận hành

Tự động hóa là sự chuyển đổi kinh doanh.

Các tổ chức chỉ xem tự động hóa như một thiết bị hoặc phần mềm cần cài đặt thường đánh giá thấp quy mô thay đổi cần thiết để thành công. Về bản chất, tự động hóa là một sáng kiến chuyển đổi kinh doanh, ảnh hưởng đến cách thức thực hiện công việc, cách đưa ra quyết định và cách quản lý hiệu suất.

Các giải pháp tự động hóa có thể mang lại những cải tiến đáng kể về mặt vận hành, bao gồm:

• Năng suất và hiệu quả được nâng cao.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng tài nguyên.
• Cải thiện khả năng giám sát hoạt động và ra quyết định.
• Khả năng mở rộng và khả năng phục hồi được tăng cường
• Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua công việc có giá trị cao hơn

Quan trọng không kém, tự động hóa thay đổi khía cạnh con người trong hoạt động. Nhân viên chuyển từ các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại sang các trách nhiệm mang tính chiến lược và tạo ra giá trị gia tăng hơn. Các nhóm có quyền truy cập vào các công cụ phân tích nâng cao và thông tin chi tiết về hoạt động, trong khi các nhà quản lý áp dụng các phương pháp mới để quản lý hiệu suất và cải tiến liên tục.

Vì lý do này, công tác chuẩn bị chuyển đổi cần được xem là một luồng công việc riêng biệt ngay từ những giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch dự án, chứ không phải là một hoạt động bắt đầu sau khi lắp đặt.

Xây dựng sự đồng thuận về lực lượng lao động ngay từ đầu

Những rủi ro lớn nhất đối với sự thành công của tự động hóa thường xuất hiện trước khi thiết bị được đưa vào sử dụng.

Nhân viên thường có những câu hỏi về việc tự động hóa sẽ ảnh hưởng như thế nào đến trách nhiệm hàng ngày của họ. Những mối quan ngại phổ biến bao gồm sự ổn định công việc, thay đổi vai trò, yêu cầu đào tạo, tăng cường khả năng giám sát hiệu suất và thách thức trong việc áp dụng các công nghệ và quy trình mới lạ.

Những mối lo ngại này là điều bình thường, nhưng chúng cần được giải quyết một cách chủ động. Ban lãnh đạo có trách nhiệm quan trọng trong việc truyền đạt không chỉ những thay đổi đang diễn ra, mà còn cả lý do tại sao khoản đầu tư này được thực hiện và làm thế nào nó hỗ trợ cả mục tiêu kinh doanh và sự thành công của nhân viên.

Thiếu sự giao tiếp có thể tạo ra sự không chắc chắn, làm giảm sự tham gia và làm chậm quá trình áp dụng. Ngược lại, các tổ chức thu hút sự tham gia của nhân viên từ sớm thường nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ hơn từ lực lượng lao động và quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn sau khi triển khai.

Những nhà lãnh đạo hiệu quả nhận ra rằng sự phản kháng thường không phải là sự chống đối. Thường thì, đó là tín hiệu cho thấy nhân viên cần thêm sự rõ ràng, thông tin hoặc sự tham gia vào quá trình chuyển đổi.

Làm thế nào để xây dựng lòng tin ngay từ đầu

• Hãy truyền đạt rõ ràng lý do kinh doanh cho việc tự động hóa và những thách thức vận hành mà khoản đầu tư này nhằm giải quyết.
• Giải thích cách thức các vai trò có thể thay đổi và xác định các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
• Hãy sớm thu hút sự tham gia của các nhân viên vận hành và nhân viên tuyến đầu để xác nhận quy trình làm việc, xác định các hạn chế và cung cấp phản hồi thiết thực nhằm cải thiện thiết kế hệ thống.
• Thiết lập các kênh phản hồi chính thức và không chính thức để giải quyết các mối lo ngại trước khi chúng trở thành rào cản đối với việc áp dụng.

Biến sự sẵn sàng chuyển đổi thành yêu cầu bắt buộc khi triển khai hệ thống.

Một chiến lược chuyển đổi thành công cần bắt đầu từ rất lâu trước khi thiết bị được vận chuyển đến địa điểm lắp đặt.

Các tổ chức nên xây dựng một kế hoạch sẵn sàng có cấu trúc, trong đó xác định:

• Thông tin nào sẽ được truyền đạt và khi nào.
• Cách thức thu thập và tích hợp ý kiến đóng góp của người vận hành
• Yêu cầu đào tạo và quyền sở hữu
• Chiến lược hỗ trợ nhận con nuôi
• Các chỉ số đo lường mức độ sẵn sàng của lực lượng lao động và tác động đến kinh doanh
• Các rào cản tiềm tàng có thể làm chậm quá trình áp dụng hoặc hiện thực hóa giá trị.

Tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức là điều thiết yếu. Sự tham gia sớm giúp giảm thiểu sự không chắc chắn và tạo sự đồng thuận về mục tiêu dự án, giúp các tổ chức đạt được tốc độ triển khai nhanh hơn và sử dụng hệ thống hiệu quả hơn.

Đào tạo là một khoản đầu tư nhân lên nhiều lần.

Đào tạo đóng vai trò then chốt trong việc đẩy nhanh quá trình hiện thực hóa giá trị. Các chương trình đào tạo hiệu quả nhất không chỉ tập trung vào vận hành thiết bị. Nhân viên cần hiểu công nghệ mới phù hợp như thế nào với quy trình làm việc tổng thể, đóng góp ra sao vào các mục tiêu hoạt động và làm thế nào để giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Chương trình đào tạo toàn diện nên bao gồm:

• Vận hành thiết bị
• Quy trình an toàn
• Quy trình khắc phục sự cố
• Thay đổi quy trình làm việc
• Kỳ vọng về hiệu suất
• Mục tiêu kinh doanh và hoạt động

Việc đào tạo cũng nên được thực hiện liên tục chứ không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Các cơ hội học tập thường xuyên giúp nhân viên mở rộng kỹ năng và đảm bảo tổ chức tiếp tục tối đa hóa giá trị đầu tư của mình theo thời gian.

90 ngày đầu tiên quan trọng

90 ngày đầu tiên sau khi triển khai thường quyết định liệu dự án tự động hóa có đạt được các kết quả kinh doanh như mong muốn hay không. Các tổ chức nên dự trù một quá trình học hỏi khi nhân viên thích nghi với các quy trình và công nghệ mới. Sự biến động năng suất tạm thời là phổ biến và nên được lường trước như một phần của quá trình chuyển đổi.

Những thách thức thường gặp trong giai đoạn này bao gồm:

• Các điểm nghẽn trong quy trình
• Lỗi người dùng
• Điều chỉnh quy trình làm việc
• Sử dụng hệ thống không nhất quán
• Sự khác biệt về hiệu suất năng suất

Vai trò lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong giai đoạn này. Các giám đốc điều hành và lãnh đạo vận hành phải luôn hiện diện, thường xuyên báo cáo tiến độ và giải quyết các vấn đề nhanh chóng trước khi chúng ảnh hưởng đến việc áp dụng hoặc hiệu suất.

Việc triển khai hệ thống mới hiếm khi được theo sau bởi quá trình tối ưu hóa ngay lập tức. Thay vào đó, các tổ chức nên xem những tháng đầu tiên như một giai đoạn tăng tốc có cấu trúc, tập trung vào việc ổn định hoạt động, củng cố việc áp dụng và xác thực hiệu quả kinh doanh so với các mục tiêu ban đầu.

Lãnh đạo thúc đẩy việc hiện thực hóa giá trị.

Các chương trình tự động hóa thành công đòi hỏi sự lãnh đạo chủ động và rõ ràng. Người lãnh đạo phải cân bằng giữa sự thấu hiểu đối với những thách thức liên quan đến sự thay đổi và việc liên tục nhấn mạnh tầm quan trọng chiến lược của khoản đầu tư và những kết quả mà nó hướng đến.

Những nhà lãnh đạo giỏi cũng biết nhận ra và tôn vinh những tiến bộ. Chia sẻ những câu chuyện thành công, nêu bật những cột mốc quan trọng và ghi nhận đóng góp của nhân viên sẽ củng cố những hành vi tích cực và tăng cường sự gắn kết.

Bên cạnh việc triển khai, ban lãnh đạo cần thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục bằng cách khuyến khích phản hồi từ nhân viên, xác định các cơ hội tối ưu hóa và hỗ trợ đổi mới trong toàn tổ chức.

Khi nhân viên thấy ban lãnh đạo tích cực đầu tư vào cả công nghệ và những người sử dụng nó, họ sẽ có nhiều khả năng đón nhận sự chuyển đổi và đóng góp vào thành công lâu dài hơn.

Thành công của tự động hóa cuối cùng phụ thuộc vào con người.

Tự động hóa kho hàng có thể mang lại những lợi ích đáng kể về mặt vận hành, nhưng chỉ riêng công nghệ thôi thì chưa đủ để tạo ra kết quả.

Những yếu tố quyết định thành công lớn nhất thường là khả năng của tổ chức trong việc chuẩn bị nguồn nhân lực, điều chỉnh quy trình và quản lý sự chuyển đổi đi kèm với các phương thức làm việc mới.

Các tổ chức đầu tư vào truyền thông, đào tạo, gắn kết nhân viên và hỗ trợ sau khi triển khai có nhiều khả năng đẩy nhanh lợi tức đầu tư, đạt được những cải tiến năng suất như mong muốn và duy trì hiệu suất trong suốt vòng đời đầu tư.

Những dự án thành công nhất không chỉ đơn thuần là cài đặt tự động hóa. Họ tạo ra sự sẵn sàng về mặt tổ chức cần thiết để khai thác tối đa giá trị của nó. Những dự án coi tự động hóa như một sự chuyển đổi hoạt động chứ không chỉ là triển khai công nghệ sẽ có vị thế tốt hơn để giảm thiểu rủi ro, cải thiện hiệu quả sử dụng và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

Phương pháp giải pháp toàn diện

Thành công của tự động hóa không chỉ dừng lại ở khâu cài đặt. Nó phụ thuộc vào việc chuẩn bị nhân lực, điều chỉnh quy trình và có sự hỗ trợ phù hợp trước, trong và sau khi vận hành.

Với Trải nghiệm Giải pháp Toàn diện của Daifuku, chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi giai đoạn của hành trình tự động hóa, từ tư vấn và thiết kế hệ thống đến cài đặt, đào tạo và dịch vụ hậu mãi. Bằng cách tận dụng các khả năng như mô phỏng, giả lập và công nghệ Digital Twin, chúng tôi giúp các tổ chức xác thực thiết kế hệ thống, xác định các rủi ro tiềm ẩn trước khi vận hành và hỗ trợ quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ triển khai sang vận hành. Mục tiêu của chúng tôi là giúp đảm bảo khoản đầu tư của bạn mang lại giá trị vận hành lâu dài, chứ không chỉ là công nghệ mới.

Hãy bắt đầu cuộc trò chuyện với đội ngũ của chúng tôi để tìm hiểu cách Daifuku có thể hỗ trợ bạn tiến bước tiếp theo hướng tới sự sẵn sàng tự động hóa và thành công lâu dài.

David Campbell

Phó Chủ tịch cấp cao phụ trách Bán hàng và Tiếp thị Trực tiếp, Daifuku Intralogistics America
David Campbell là Phó Chủ tịch cấp cao phụ trách Bán hàng và Tiếp thị trực tiếp tại Daifuku Intralogistics America. Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xử lý vật liệu, tự động hóa chuỗi cung ứng và giải pháp hệ thống phân phối, ông đã xây dựng sự nghiệp giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, khả năng mở rộng và hiệu suất hoạt động. Dựa trên chuyên môn về kỹ thuật, vận hành và lãnh đạo thương mại, David đam mê kết nối nhu cầu của khách hàng với các chiến lược tự động hóa tiên tiến mang lại giá trị kinh doanh có thể đo lường được.