4 dấu hiệu cho thấy kho hàng của bạn cần một hệ thống mới.

1. Tình trạng tắc nghẽn không còn là vấn đề thỉnh thoảng mà là vấn đề thường xuyên.

Hầu hết các hoạt động đều dự kiến sẽ có những sự chậm lại hoặc tắc nghẽn nhỏ không thường xuyên trong thời gian cao điểm. Nhưng khi tắc nghẽn trở thành một phần của hoạt động hàng ngày hoặc thậm chí hàng tuần, ngay cả ngoài thời gian cao điểm, điều đó thường báo hiệu rằng hệ thống của bạn được thiết kế cho một mức nhu cầu khác và doanh nghiệp của bạn hiện đã phát triển vượt quá khả năng đó.

Điều này đặc biệt phổ biến khi cấu trúc đơn đặt hàng thay đổi:

• Nhiều mã sản phẩm hơn
• Đơn hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn
• Kỳ vọng về thời gian hoàn thành nhanh hơn

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoặc không thể đáp ứng các yêu cầu giao hàng đúng hạn, sự hài lòng của khách hàng sẽ nhanh chóng bị ảnh hưởng. Dữ liệu ngành cho thấy kỳ vọng ngày càng tăng và khối lượng biến động đang gây áp lực ngày càng lớn lên năng suất và tính linh hoạt của kho hàng (*1). Khi hệ thống không thể theo kịp, các nhóm buộc phải tìm cách thích ứng, dẫn đến sự chậm trễ, thiếu hiệu quả và không đạt được mục tiêu.

2. Lao động đang bù đắp cho những hạn chế của hệ thống.

Một giải pháp ngắn hạn phổ biến để khắc phục các hạn chế của hệ thống là bổ sung thêm nhân công. Điều này có thể bao gồm các ca làm thêm trong thời gian cao điểm và phụ thuộc nhiều hơn vào nhân viên tạm thời. Tuy nhiên, cách tiếp cận này nhanh chóng trở nên không bền vững, đặc biệt là khi nó diễn ra liên tục. Tình trạng thiếu lao động tiếp tục ảnh hưởng đến các kho hàng trên toàn cầu, khiến việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên trở nên khó khăn (*2).

Nếu việc duy trì hiệu suất phụ thuộc vào việc bổ sung ngày càng nhiều người, điều đó cho thấy hệ thống hiện tại của bạn đang hoạt động vượt quá khả năng thiết kế ban đầu.

3. Lỗi và lựa chọn sai đang gia tăng

Việc gia tăng lỗi chọn hàng thường cho thấy sự quá tải trong hoạt động. Công nhân có thể phải di chuyển trên diện tích lớn hơn, xử lý khối lượng hàng hóa nhiều hơn hoặc làm việc dưới áp lực cao hơn.

Ví dụ, tại Mỹ, mỗi lỗi chọn hàng ước tính gây thiệt hại từ 20 đến 75 đô la tùy thuộc vào nguyên nhân. Giả sử bạn xử lý 300 đơn hàng mỗi ngày với tỷ lệ lỗi chọn hàng là 2%, trung bình mỗi lỗi gây thiệt hại 50 đô la, thì tổng thiệt hại sẽ vào khoảng 300 đô la mỗi ngày—hơn 100.000 đô la mỗi năm.

Mặc dù chi phí chính xác cho mỗi lỗi thay đổi tùy thuộc vào hoạt động và khu vực, nhưng việc chọn sai hàng có thể gây ra tác động tài chính đáng kể khi tính đến chi phí xử lý hàng trả lại, xử lý lại và dịch vụ khách hàng. Ngay cả tỷ lệ lỗi tương đối nhỏ cũng có thể nhanh chóng dẫn đến chi phí phát sinh đáng kể. Những lỗi này đôi khi được coi là các vấn đề riêng lẻ. Trên thực tế, chúng là triệu chứng của những sự thiếu hiệu quả sâu sắc hơn trong quy trình, sự di chuyển hoặc sự cân bằng khối lượng công việc.

4. Hệ thống giá kệ thông thường của bạn không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ.

Nếu bạn ngày càng phải xếp chồng các pallet lên nhau một cách không theo kế hoạch vì không gian kệ luôn đầy, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy sức chứa kho của bạn không còn đủ nữa.

Việc chất đồ lên sàn nhà, dù có một số công dụng chính đáng—như đồ quá khổ hoặc đồ dư thừa theo mùa—nhưng không phải là lý tưởng trong nhiều trường hợp. Nó mang đến hàng loạt thách thức:

• Giảm hiệu quả hoạt động
• Hạn chế việc di chuyển xe nâng và tiếp cận sản phẩm.
• Làm tăng nguy cơ hư hỏng sản phẩm.
• Làm giảm an toàn nơi làm việc

Việc tối ưu hóa không gian sẵn có, theo chiều dọc và/hoặc chiều ngang, trở nên vô cùng quan trọng khi quy mô kinh doanh tăng lên.

Tại sao những dấu hiệu này lại quan trọng trong thực tế?

Trên thực tế, những vấn đề này hiếm khi xuất hiện riêng lẻ. Tại một trung tâm phân phối phụ tùng ô tô, số lượng SKU tăng cao và nhu cầu về năng suất đã đẩy hệ thống hiện có vượt quá khả năng đáp ứng. Sau khi導入 tự động hóa quy trình giao hàng từ kho đến người nhận, được hỗ trợ bởi hệ thống kho tự động, hoạt động này đã giảm thời gian giao hàng từ ba ngày xuống còn giao hàng trong ngày, đồng thời cải thiện độ chính xác lên 99,9%.

Trong một trường hợp khác, một kho lạnh đang gặp phải vấn đề về không gian đã áp dụng hệ thống AS/RS pallet cao tầng. Bằng cách chuyển đổi từ phương pháp lưu trữ truyền thống, họ đã có thể tăng đáng kể dung lượng lưu trữ trong cùng một diện tích, đồng thời giảm thiểu thao tác thủ công và cải thiện quy trình tổng thể.

Thực tế là những “dấu hiệu” này, chẳng hạn như tắc nghẽn, sự phụ thuộc vào lao động, sai sót và hạn chế về không gian, không nên được giải quyết riêng lẻ. Thay vào đó, chúng nên được sử dụng như những chỉ báo để đánh giá hoạt động của bạn ở cấp độ hệ thống rộng hơn và giúp xác định hướng giải pháp.

Bước tiếp theo là gì?

Việc hệ thống của bạn trở nên lỗi thời không phải là thất bại, mà là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang phát triển. Nhưng khi những vấn đề này bắt đầu xuất hiện, đặc biệt là cùng lúc, chúng không chỉ làm chậm hoạt động mà còn làm tăng chi phí và hạn chế khả năng cạnh tranh của bạn.

Thách thức nằm ở việc quyết định bước tiếp theo là gì. Bạn nên mở rộng theo chiều dọc hay chiều ngang? Đầu tư vào tự động hóa? Nếu có, đầu tư bao nhiêu và loại nào?

Đây không phải là những quyết định đơn giản. Hợp tác với một đối tác cung cấp giải pháp giàu kinh nghiệm có thể giúp bạn đánh giá những hạn chế hiện tại, xác định các yêu cầu trong tương lai và xây dựng lộ trình phát triển dài hạn.

Sandeep Yadav

Bộ phận Intralogistics, Daifuku
Sandeep Yadav, người gốc Ấn Độ, là một chuyên gia bán hàng toàn cầu trong mảng kinh doanh Intralogistics của Daifuku, làm việc tại trụ sở chính của công ty ở Tokyo.

Từ khi gia nhập Daifuku năm 2023, ông đã hợp tác chặt chẽ với các nhóm hậu cần nội bộ trên khắp châu Á, đặc biệt là ở Indonesia, Malaysia và Ấn Độ, hỗ trợ các dự án quốc tế và các sáng kiến phát triển kinh doanh. Ông cũng là một kiểm toán viên được chứng nhận và giữ vai trò trưởng nhóm audit nội bộ, tập trung vào việc tuân thủ quy định và cải tiến quy trình liên tục.