4 Tanda Gudang Anda Membutuhkan Sistem Baru

1. Hambatan Bukan Lagi Kejadian Sesekali, Melainkan Kejadian yang Konstan

Sebagian besar operasi memperkirakan adanya perlambatan sesekali atau hambatan kecil selama periode puncak. Tetapi ketika hambatan menjadi bagian dari operasi harian atau bahkan mingguan, bahkan di luar periode puncak, hal itu sering kali menandakan bahwa sistem Anda dirancang untuk tingkat permintaan yang berbeda dan bahwa bisnis Anda kini telah melampaui kapasitas tersebut.

Hal ini terutama umum terjadi karena profil pesanan bergeser:

• SKU lainnya
• Pesanan yang lebih kecil dan lebih sering.
• Ekspektasi waktu penyelesaian yang lebih cepat.

Jika Anda kesulitan meningkatkan skala atau tidak dapat memenuhi persyaratan pemenuhan tepat waktu, kepuasan pelanggan akan cepat menurun. Data industri menunjukkan bahwa meningkatnya ekspektasi dan fluktuasi volume memberikan tekanan yang semakin besar pada kapasitas dan fleksibilitas gudang (*1). Ketika sistem tidak dapat mengimbangi, tim terpaksa mencari solusi alternatif, yang menyebabkan keterlambatan, inefisiensi, dan target yang tidak tercapai.

2. Tenaga Kerja Mengkompensasi Keterbatasan Sistem

Solusi jangka pendek yang umum untuk kendala sistem adalah menambah tenaga kerja. Ini dapat mencakup shift tambahan selama periode puncak dan ketergantungan yang lebih besar pada staf sementara. Namun, pendekatan ini dengan cepat menjadi tidak berkelanjutan, terutama jika dilakukan terus-menerus. Kekurangan tenaga kerja terus memengaruhi gudang di seluruh dunia, sehingga menyulitkan perekrutan dan retensi (*2).

Jika mempertahankan kinerja bergantung pada penambahan jumlah pengguna yang terus menerus, hal itu menunjukkan bahwa pengaturan Anda saat ini telah melampaui kemampuan yang dirancang untuk menanganinya.

3. Kesalahan dan Kekeliruan Semakin Meningkat

Meningkatnya kesalahan pengambilan barang sering kali mengindikasikan adanya tekanan operasional. Para pekerja mungkin harus menempuh jarak yang lebih jauh, menangani volume yang lebih tinggi, atau beroperasi di bawah tekanan yang meningkat.

Di AS misalnya, kesalahan pengambilan barang diperkirakan menelan biaya antara $20 dan $75 per kesalahan, tergantung pada sumbernya. Katakanlah Anda memproses 300 pesanan per hari dengan tingkat kesalahan pengambilan barang 2%, dengan biaya rata-rata $50 per kesalahan, itu sekitar $300 per hari—lebih dari $100.000 per tahun.

Meskipun biaya pasti per kesalahan bervariasi tergantung operasi dan wilayah, kesalahan pengambilan barang dapat menimbulkan dampak finansial yang signifikan setelah mempertimbangkan pemrosesan pengembalian, penanganan ulang, dan layanan pelanggan. Bahkan tingkat kesalahan yang relatif kecil dapat dengan cepat berubah menjadi biaya berkelanjutan yang signifikan. Kesalahan-kesalahan ini terkadang dianggap sebagai masalah terisolasi. Padahal, sebenarnya kesalahan tersebut merupakan gejala dari inefisiensi yang lebih dalam dalam alur kerja, pergerakan, atau keseimbangan beban kerja.

4. Rak penyimpanan konvensional Anda tidak mampu menampung volume penyimpanan Anda.

Jika Anda semakin sering terpaksa menumpuk palet di lantai secara tidak terencana karena ruang rak Anda selalu penuh, itu adalah tanda jelas bahwa kapasitas penyimpanan Anda tidak lagi mencukupi.

Menumpuk barang di lantai, meskipun memiliki beberapa kegunaan yang sah—barang berukuran besar atau kelebihan stok musiman—bukanlah solusi ideal dalam banyak kasus. Hal ini menghadirkan berbagai tantangan:

• Mengurangi efisiensi operasional
• Membatasi pergerakan forklift dan akses ke produk
• Meningkatkan risiko kerusakan produk
• Menurunkan keselamatan kerja

Memaksimalkan ruang yang tersedia, baik vertikal maupun horizontal, menjadi sangat penting seiring bertambahnya volume.

Mengapa Tanda-Tanda Ini Penting dalam Praktik

Dalam praktiknya, masalah-masalah ini jarang muncul secara terpisah. Di salah satu pusat distribusi penanganan suku cadang otomotif, peningkatan jumlah SKU dan tuntutan throughput mendorong pengaturan yang ada melampaui batas kemampuannya. Setelah memperkenalkan otomatisasi barang ke personel yang didukung oleh sistem penyimpanan otomatis, operasi tersebut mengurangi waktu tunggu dari tiga hari menjadi pengiriman di hari yang sama sekaligus meningkatkan akurasi hingga 99,9%.

Dalam kasus lain, fasilitas penyimpanan dingin yang menghadapi keterbatasan ruang memperkenalkan sistem AS/RS palet bertingkat tinggi. Dengan beralih dari penyimpanan konvensional, fasilitas tersebut mampu meningkatkan kapasitas penyimpanan secara signifikan dalam area yang sama, sekaligus mengurangi penanganan manual dan meningkatkan alur kerja secara keseluruhan.

Kenyataannya adalah bahwa "tanda-tanda" ini, seperti hambatan, ketergantungan tenaga kerja, kesalahan, dan keterbatasan ruang, tidak boleh ditangani secara individual. Sebaliknya, tanda-tanda tersebut harus digunakan sebagai indikator untuk menilai operasi Anda pada tingkat sistem yang lebih luas dan membantu menentukan arah solusi.

Apa langkah selanjutnya?

Berkembangnya sistem yang sudah tidak memadai bukanlah kegagalan, melainkan pertanda bahwa bisnis Anda sedang berevolusi. Namun, ketika masalah-masalah ini mulai muncul, terutama secara bersamaan, hal itu tidak hanya memperlambat operasional, tetapi juga meningkatkan biaya dan membatasi kemampuan Anda untuk tetap kompetitif.

Tantangannya adalah memutuskan langkah selanjutnya. Haruskah Anda berekspansi secara vertikal atau horizontal? Berinvestasi dalam otomatisasi? Jika ya, berapa banyak dan jenis apa?

Ini bukan keputusan yang mudah. Bekerja sama dengan mitra solusi yang berpengalaman dapat membantu Anda menilai keterbatasan Anda saat ini, menentukan kebutuhan di masa mendatang, dan membangun peta jalan untuk pertumbuhan jangka panjang.

Sandeep Yadav

Bisnis Intralogistics, Daifuku
Berasal dari India, Sandeep Yadav adalah seorang profesional penjualan global di bisnis Intralogistics Daifuku, yang berbasis di kantor pusat perusahaan di Tokyo.

Sejak bergabung dengan Daifuku pada tahun 2023, ia telah bekerja sama erat dengan tim intralogistik di seluruh Asia, khususnya di Indonesia, Malaysia, dan India, untuk mendukung proyek internasional dan inisiatif pengembangan bisnis. Ia juga merupakan auditor bersertifikat dan menjabat sebagai pemimpin audit internal, dengan fokus pada kepatuhan dan peningkatan proses berkelanjutan.